بهبود فرآیندها با به‌کارگیری نرم‌افزار اتوماسیون اداری

مکاتبات اداری و بایگانی و دسترسی سریع به مستندات از ابتدای شکل‌گیری کسب و کارهای امروزی یکی از زمان‌برترین فعالیت‌های سازمان‌ها و کمپانی‌های اقتصادی و خدماتی بوده است. فعالیت‌هایی که به اندازه زمان انجام آنها بازدهی نداشته و در بیشتر موارد دچار اشتباهات عملیاتی شده است. صرف انرژی بسیار زیاد و استفاده از نوشت‌افزارها و درنهایت بایگانی این مستندات و مکاتبات سازمانی معضل دیگری در سازمان‌ها بود. فضای بسیار زیاد با طبقه‌بندی‌های وسیع و سازمانی در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد، به‌کارگیری پرسنل در این بخش و تولید کوهی از کاغذ از مسئولیت‌های بخش اداری و بایگانی سازمان‌ها بوده است. بررسی روند طی شده در نامه‌ها و دستورالعمل‌های مدیران و ذینفعان داخلی و خارجی سازمان، نامه‌های مرتبط و بسیاری از این نوع مشکلات مکاتبات اداری و فرایندهای سازمانی را بیش‌ازپیش دشوارتر می‌کرد. از بین رفتن نامه‌ها و مفقود شدن آنها، مخدوش شدن مستندات سازمانی در حین پاراف برای مدیران و کارکنان و در بعضی از موارد سو ء استفاده از مفاد مستندات، از دیگر مشکلات در سازمان‌ها بود. با به‌کارگیری فن‌آوری‌های نوین انفورماتیک در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی و غیردولتی سعی بر حل این موارد و تسریع بخشیدن به امور اداری و مکاتبات درون و برون‌سازمانی داشته‌اند که بر این اساس سیستم اتوماسیون اداری برای نظم دهی و تسریع و ثبت و نگهداری این موارد ارائه گردید. نرم‌افزار اتوماسیون اداری باوجود امکاناتی چون دبیرخانه، کارتابل، گردش مکاتبات و …به عضو جدانشدنی در نرم‌افزارهای سیستمی ارگان‌ها و شرکت‌ها تبدیل شد که توانست به‌سرعت مسئولیت مهم و استراتژیکی در سازمان ایجاد کرده، چنان‌که بدون اتوماسیون اداری ادامه این مسیر امکان‌پذیر نبود. ثبت و گردش مکاتبات ما بین کارکنان و شعب مختلف سازمان‌ها، مدیریت مکاتبات و مستندات سازمانی بدون محدودیت زمانی و مکانی استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری را دو چندان کرده است. استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری باعث بهبود و شفافیت فرایندها و مکاتبات اداری می‌گردد که به چند نمونه از آنها اشاره می‌کنیم: ۱-تسریع در ثبت و نگهداری مستندات ۲-جلوگیری از دوباره‌کاری و فعالیت‌های موازی ۳-بایگانی و آرشیو الکترونیک ۴-انجام فعالیت‌های روزمره بر اساس تقسیم وظایف به‌طور کامل ۵-ردیابی مکاتبات و فرایندهای سازمان ۶-گردش مکاتبات در محیط امن و بر اساس چارت سازمانی با توجه به استفاده وسیع از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، این سیستم‌ها با آخرین تکنولوژی‌های برنامه‌نویسی دنیا تکمیل‌تر و به بازار ارائه‌شده‌اند. امروزه استفاده از اتوماسیون اداری در محیط وب و گوشی‌های تلفن همراه و دستگاه‌های هوشمند ارتباطی از قبیل تبلت و … جایگاه بدون حد و مرزی برای این نرم‌افزارها به وجود آورده است. استفاده گسترده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و اعتماد مدیران سازمانی به این‌گونه سیستم‌ها باعث شده است امکانات دیگری نیز برای استفاده بهینه این نرم‌افزارها اضافه شود به‌طور مثال امکان قرارها و یادآوری‌ها، ارتباط آنلاین، مدیریت صورت‌جلسات و تایم شیت کارکنان مدیریت مستندات مهندسی بخش دیگری از این امکانات می‌باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

You may also like